Het galabal plannen is de belangrijkste taak van elk Feest-Praeses. Het is immers het jaarlijkse hoogtepunt in het uitgaansleven van elke student. Naast de DJ zijn er nog enkele items die een galabal uniek maken.
Een unieke locatie
Voor een galabal mag het al wel eens wat meer zijn dan de vaste, saaie feestzaal waar alle andere fuiven gegeven worden. Kastelen, vierkantshoeves, oude bedrijfsgebouwen of andere locaties met een uniek karakter die het galabal dat magische tintje geven.
Bij het plannen van het galabal en het kiezen van de locatie moet je naar meer kijken dan alleen de feestzaal. Zijn er vaste afspraken voor catering? Mag je zelf de DJ kiezen? Hoe streng zijn de geluidsnormen? Is er voldoende parkeerplaats voorzien? Is de locatie vlot bereikbaar met de auto of het openbaar vervoer?
Vervoer
Wanneer je kiest voor een uitzonderlijke locatie moet je ook zien dat de gasten er wel degelijk geraken. Zeker voor studenten die vaak niet over een eigen wagen beschikken en in de late uren geen gebruik meer kunnen maken van het openbaar vervoer.
De organisatie van het vervoer loopt vaak echter verkeerd. Er zijn niet genoeg bussen, de bussen zijn te laat, de wachtrijen zijn ontzettend lang, enzovoort. Als je vervoer wilt organiseren, besteedt er dan ook voldoende aandacht aan.
Probeer het vervoer al van bij het begin van de planning van het galabal mee te nemen. Kies je voor een busdienst, verplicht dan de gasten die vervoer willen om hun plaats op de bus te reserveren. Als organisator betekent dit dat je een uitstekend beeld hebt op het aantal bussen dat je op elk tijdstip moet voorzien en controle hebt over de planning van het vervoer.
Randactiviteiten
Randactiviteiten en entertainment dragen bij tot een unieke ervaring voor de gasten. Zeker wanneer deze randactiviteiten passen binnen een groter thema.
Bovendien kan je de gasten enkel gratis laten kennismaken met de activiteit. Wordt de activiteit plots razend populair? De prijs ervan blijft onder controle. Tot de mogelijkheden behoren:
- Een casino waar je drankbonnen kan winnen
- Een dansinitiatie van bijvoorbeeld salsa of tango
- Een smoking room met sigaren en whiskey
Gebruik witte decoratie en vraag de DJ om je pronkstukken op te lichten op maat van de muziek.
Probeer te werken binnen een groter geheel, een thema. Stem de stijl van de uitnodigingen, affiches en de inkomkaarten af met de decoratie in de feestzaal.
Trouwdecoratie zoals klassieke kandelaars met echte kaarsen, grote lusters, lopers … geven die unieke magische uitstraling die je voor een galabal wil bereiken.
Maarten Provo is officieel Partner van het House of Events Kwaliteitslabel, dat de beste en meest betrouwbare event professionals van België groepeert.
Lees alles over het Kwaliteitslabel op www.houseofevents.com.
Contacteer Maarten vandaag nog en begin samen met hem een galabal te plannen om nooit meer te vergeten.
